وبلاگ

امروزه محیط های کسب و کار با چالش های گوناگونی از قبیل: گسترده تر شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها مواجهند و مدیران سازمان ها نیاز دارند که با توجه به توانایی و محدودیت های بودجه ای خود، با سرعت و دقت بیشتری، روند انجام امور را نظارت و پی گیری نمایند. در سال های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات و شاخه های وابسته به آن، راه حل های مختلفی را از این جنبه فرا روی محیط های کسب و کار قرار داده است. در این میان سیستم های اطلاعاتی مدیریت به عنوان یکی از ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات از مهم ترین و کاراترین راه حل ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان ها است و یکی از پرکاربردترین انواع سیستم های اطلاعاتی در زمینه گردش اطلاعات در سازمان، سیستم های اتوماسیون اداری می باشند. در این سیستم ها گردش اطلاعات مکتوب و مکاتبات اداری در سازمان، مورد توجه قرار می گیرند و به طور معمول دارای ابزارهای ارتباطی متعددی جهت ارسال و دریافت نامه ها و مکاتبات، ارسال و دریافت دستورات اداری، پیام های شخصی و فوری و ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی داخل و خارج سازمان است. (آهنگرپور، 1390) از سوی دیگر به کارگیری وسیع رایانه در انجام کار اداری و همچنین در نظر گرفتن پیشرفت های عمده حاصله در زمینه اتوماسیون اداری، به عنوان کاربردی از فناوری اطلاعات و ارتباطات و نیز توجه به نقش و اثر این دو در کاهش ضریب اتلاف وقت، انرژی و هزینه های انجام امور، همراه با افزایش میزان دقت و صحت عملیات و جدید بودن چنین تحولاتی در سازمان های کشور، تلاش و اهتمام جدی را در خصوص بررسی و پرداختن به اثرات این نوع فناوری ها در سطح خرد (سازمان ها) و کلان (جامعه) می طلبد. چرا که عدم توفیق در ایجاد، پیاده سازی و بهره برداری مناسب از چنین سیستم هایی، بدون مطالعه نقش و اثرات پیاده سازی آن، تنها هزینه هنگفتی جهت ایجاد آن ها بر دوش سازمان ها قرار خواهد داد. بنابراین بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات بویژه اتوماسیون اداری در سازمان ها، هنگامی مفید خواهد بود که با افزایش بهره وری، عملکرد کارکنان و رفتارهای شهروندی سازمانی همراه باشد.
در پژوهش حاضر، دیدگاه ها در مورد تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری، رفتار شهروندی سازمانی و عملکرد کارکنان اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران مورد بررسی و تشریح قرار خواهند گرفت. آنگاه به تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات جمع آوری شده پرداخته و بالاخره اینکه در فصل پنجم به ارائه نتیجه گیری ها، پیشنهادات و کاربردهای مدیریتی ناشی از خروجی پژوهش پرداخته خواهد شد. در این فصل ابتدا مسئله پژوهش، اهمیت و ضرورت، اهداف، فرضیه های پژوهش بررسی شده و سپس تعاریف واژه های کلیدی ارائه می شود.
1-2) بیان مسئله
سازمان های نوین در محیط رقابتی پیچیده ای قرار گرفته اند كه ناشی از تغییرات محیطی سازمان و فناوری است. این عوامل، محیطی كاملا رقابتی در كسب و كار به وجود آورده اند كه مشتری در محور آن قرار دارد. تغییرات محیطی آن چنان سریع و غیر قابل پیش بینی است كه كوچكترین غفلت از آن ها می تواند سازمان را از یک برتری رقابتی محروم و سازمان های دیگر را با فرصت های خاص مواجه كند. با توجه به این موضوع، امروزه سازمان ها به مدد استفاده از پیشرفت های شگرفی كه در زمینه تكنولوژی اطلاعات اتفاق افتاده و با به كارگیری صحیح و اصولی آن ها و ایجاد تغییرات لازم جهت پیاده سازی این سیستم ها توانسته اند به بهره وری بالاتری دست یابند. از جمله این سیستم ها، سیستم های اتوماسیون اداری می باشد كه نقش مهمی در افزایش بهره وری سازمان دارد. (صرافی زاده، 1383) منظور از به كارگرفتن سیستم های اتوماسیون اداری، تسریع در اجرای امور، بهبود ارائه خدمت به مردم با حداكثر نظم و دقت و افزایش كیفیت تصمیم گیری در سطوح مختلف و ارائه خدمات غیر حضوری، هم چنین كاهش هزینه ها، افزایش كارایی و اثربخشی در بخش های مختلف و ایجاد گردش سریع و صحیح اطلاعات می باشد. (آهنگرپور، 1387) اتوماسیون اداری كه هدیه صنعت فناوری اطلاعات به بوروكراسی اداری است، ایده ای نوین است كه عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. اتوماسیون اداری محدود به یک نرم افزار كامپیوتری برای ثبت نامه ها و چرخش آن ها در یک سازمان نمی باشد بلكه یک نوع تفكر مبتنی بر فناوری جدید است كه به مدیران و كارمندان اجازه می دهد بیشتر با دنیای كامپیوتر و فناوری اطلاعات آشنا گردند. (رحیمی و همكاران، 1390) استفاده از این ابزارها علاوه بر افزایش سرعت و دقت، در تخصص امور موثر بوده و كارایی كاركنان را به نحو چشمگیری بالا می برد و امكانات صحیحی را در اختیار مدیران و متصدیان قرار می دهد تا هنگام نیاز بتوانند به راحتی به اطلاعات صحیح و بهنگام دست یابند و به هر طریق كه مایلند اطلاعات را جابه جا، ترمیم، تركیب و به راحتی تجزیه و تحلیل كنند و گزارش های تهیه شده را چاپ و یا از طریق شبكه در اختیار برنامه ریزان و مدیران قرار دهند. استفاده از این

 گزارش ها كه بر اساس اطلاعات واقعی و صحیح تهیه شده است، مدیران را قادر می سازد ضمن ارزیابی عملكرد واحدهای تحت مدیریت خود، بسیاری از مشكلات و نارسایی ها را شناسایی و با آگاهی كامل از نقاط ضعف و قوت، تصمیمات مناسبی اتخاذ كنند و نظارت بیشتری بر اجرای برنامه ها داشته باشند. (شیری، 1385)

در دنیای پر رقابت كنونی، سازمان ها پیوسته در جستجوی شیوه های جدیدی برای حداكثر كردن عملكرد و تلاش كاركنان شان هستند. با وجود افزایش استفاده از تكنولوژی اطلاعات، باز هم در عملكرد كارآیی سازمان شكاف وجود دارد. اكنون قویا این اعتقاد وجود دارد كه عملكرد كارآیی سازمان تا حدود زیادی به تلاش كاركنان كه فراتر از الزامات تعریف شده نقش می باشد بستگی دارد. در سال های اخیر توسعه تكنولوژی های جدید و رشد فزاینده جهانی اقتصاد منجر به رقابت فزاینده و تغییرات سریع در ماهیت كار سازمان ها و كاركنان شان شده است. در نتیجه این تغییرات و برای آماده شدن برای تغییرات آینده فشار قابل ملاحظه فزاینده ای بر كاركنان برای پذیرفتن مسئولیت برنامه ریزی ارتقای شغلی، آموزش و حقوق و مزایا وارد می آید. همچنین سازمان ها به منظور رقابت در صحنه جهانی، ارضای نیازها و انتظارات مشتریان و سازگاری با ماهیت در حال تغییر شغل، تمایل دارند و در تلاشند تا كاركنانی انتخاب كنند كه فراتر از وظیفه و نقش تعیین شده در شرح شغل شان عمل كنند. باتمان و وارگان (1983) برای اولین بار از اصطلاح رفتار شهروندی سازمانی استفاده كردند و آن را به عنوان رفتارهایی سودمند كه در شرح شغل قید نشده است اما كاركنان برای كمك به دیگران در انجام وظایفشان به نحوی مشهود از خود بروز می دهند. (صنوبری، 1387) رفتار شهروندی سازمانی برای بقای سازمان حیاتی است. بر طبق دیدگاه نظریه پردازانی همچون اورگان، رفتار شهروندی سازمانی می تواند كارایی را حداكثر ساخته و عملكرد موثر سازمانی را ارتقا بخشد. (مورفی، 2002)
بحث اتوماسیون روز به روز اهمیت بیشتری می یابد چنانچه امروز سازمان هایی می توانند در اغلب اوقات، خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تجهیزات محیطی و داخلی ببینند كه از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. سازمان آموزش و پرورش نیز به منظور بهینه سازی سیستم ها و روش های عملیات اجرایی و به منظور ارتقای سطح بهره وری و دستیابی به نظامی كارآمدتر و سرعت بخشیدن به ارائه خدمات به دانش آموختگان اقدام به مكانیزه نمودن سیستم های خود نمود. لذا با توجه به اهمیت موضوع پژوهشگر قصد دارد تا در پژوهش حاضر به بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری، رفتار شهروندی سازمانی و عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران بپردازد.
1-3) اهمیت و ضرورت انجام پژوهش

برای ادامه حیات در دنیای پیچیده امروز نیاز به تغییرهای اساسی در سازمان هاست. فناوری جدید می تواند از طریق ایجاد ساختارهای نوین و وظایف سازمانی جدید به تحقق این هدف کمک کنند. (شریف زاده، 1391)
در مباحث مختلف، مشکلات عدیده ای برای روش های سنتی و دستی در مکاتبات اداری برشمرده اند که از جمله، می توان به کندی گردش مکاتبات، نبود کیفیت در ثبت، نگهداری و بازیابی سوابق مکاتبات، نبود ساز و کار پاسخگوئی مناسب به مراجعان و نبود ساز و کاری سازمند جهت پیگیری موثر مکاتبات، نبود گزارش های مدیریتی از وضعیت مکاتبات، نبود بایگانی ماشینی و آرشیو مناسب مکاتبات و … اشاره کرد. (امامی، 1384)
مسائل و مشکلاتی که عنوان شد، از جمله عواملی محسوب می شود که ضرورت بکارگیری اتوماسیون و توجه به این مهم را بیان می کند؛ از طرفی به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سامانه ها، مدیران و متخصصان اطلاعاتی، به نظام های اطلاعاتی روی آورده اند که به کمک ابزارهای رایانه ای و فناوری اطلاعات، به گردآوری اطلاعات و پردازش سامانه ها می پردازند.
درباره اهمیت کاربردی این مسئله یعنی اتوماسیون اداری می توان به مصوبه شورای عالی اداری در نود و سومین جلسه آن اشاره کرد که در آن به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه ریزی جهت تحقق اهداف برنامه سوم توسعه و به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق و به هنگام در بخش های مختلف، بهبود امور، افزایش کیفیت تصمیم گیری کاهش هزینه ها و افزایش کارایی به دستگاه های اجرایی در مورد استفاده از سیستم های مکانیزه اداری و تکنولوژی های پیشرفته دستورهای لازم داده شده است. (شریف زاده، 1391)
اهمیت این پژوهش در این است که به بررسی بهره وری اجرای اتوماسیون در اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران پرداخته و از همین جا ضرورت آن مشخص می شود زیرا کشور ما از جمله کشورهایی است که اغلب مصرف کننده تکنولوژی های ساخت دیگر کشورهای صاحب تکنولوژی می باشد. به عبارتی، تکنولوژی دیگر کشورها بالاخص در زمینه فناوری اطلاعات وارد کشور شده و سعی در پیاده سازی آن در زمینه های مختلف می شود. بدون آنکه واقعا بدانیم آیا این تکنولوژی تاثیر مطلوب و مورد نظر را در اداره و یا زمینه مورد نظر دارد یا خیر؟
فناوری اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. اینکه تکنولوژی اتوماسیون اداری باعث افزایش بهره وری در بیشتر کشورهای استفاده کننده از آن شده است، تردیدی وجود ندارد، اما قبل از پیاده نمودن و یا حتی در حین پیاده سازی اتوماسیون اداری در نظام آموزشی کشور، به ویژه آموزش و پرورش که اساسی ترین محور تعلیم و تربیت کشور می باشد، باید تاثیر آن بر بهره وری سازمانی، عملکرد کارکنان و رفتار شهروندی سازمانی آنان سنجیده شود.
همچنین ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ اﯾﻨﮑﻪ ﺣﺠﻢ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداری و ﮔﺮدش ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و اﺳﻨﺎد در ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ و ﻣﺆﺳﺴﺎت اداری ﺑﺴﯿﺎر ﺑﺎﻻ ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ، وﺟﻮد ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻧﺎﻣﻨﺎﺳﺐ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداری ﺑﺎﻋﺚ اﺗﻼف زﻣﺎن، ﺻﺮف اﻧﺮژی ﺑﯿﺸﺘﺮ، اﻓﺰاﯾﺶ ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻫﺎ و در ﻧﺘﯿﺠﻪ ﻏﯿﺮ ﺑﻬﺮه ور ﺷﺪن ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﯽ ﺷﻮد. ﺗﻨﻬﺎ ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﻨﺎﺳﺐ و ﺳﺮﯾﻊ اداری ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﺪ ﺣﺠﻢ ﻋﻤﺪه ای از ﭘﺎﺳﺦ ﻫﺎ را ﮐﺎﻫﺶ داده و ﺑﺎﻋﺚ ﺻﺮﻓﻪ ﺟﻮﯾﯽ اﻗﺘﺼﺎدی و اﻓﺰاﯾﺶ ﺑﻬﺮه وری ﮔﺮدد. از این رو پرداختن به این موضوع در قلمرو زمانی و مکانی پژوهش حاضر جای بحث دارد.
1-4) اهداف پژوهش

1-4-1) هدف اصلی
– تعیین تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری، رفتار شهروندی سازمانی و عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران.
1-4-2) اهداف ویژه
1. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های پشتیبانی اداری بر بهره وری كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
2. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های ارتباطات از راه دور بر بهره وری كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
3. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های جا به جایی اسناد بر بهره وری كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
4. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های مدیریتی اسناد بر بهره وری كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
5. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های پشتیبانی اداری بر رفتار شهروندی سازمانی كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
6. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های ارتباطات از راه دور بر رفتار شهروندی سازمانی كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
7. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های جا به جایی اسناد بر رفتار شهروندی سازمانی كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
8. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های مدیریتی اسناد بر رفتار شهروندی سازمانی كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
9. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های پشتیبانی اداری بر عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
10. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های ارتباطات از راه دور بر عمكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
11. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های جا به جایی اسناد بر عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
12. تعیین تاثیر به كارگیری سیستم های مدیریتی اسناد بر عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران.